Dünya Bankası İhale süreçleri,Yeterlik Kriterleri ve Başvuru Formları

Dünya Bankası’nın yüklenici olan firmalarda aradığı yeterlik kriterli ve buna yönelik olarak şirketlerin hazırlamakla yükümlü olduğu başvuru formları dört ana başlıkta özetlenmektedir:
a) Seçilebilirlik Kriterleri: Kısaca, bütün herkes, teklif sahibi, alt yükleniciler de dahil olmak üzere, bu kriterlere sahip olmalıdır.
b) Hükümlerine Uyulmamış Geçmiş Sözleşmeler: Geçmiş dönemlerde benzer projelerde sözleşme şartlarına uyulmamış bir durum var veya süresinde işin bitirilip bitirilmediğini araştırmaya tabi tutmaktadır, 5 yıl zarfında başarısız sözleşmeler hakkında bilgi verilmesidir
Devam Eden Davalar: Askıda olan davalar için idare, firmanın net varlıklarının belirli bir oranda sınır koymaktadır.
c) Finansal Durum
Finansal Performans: Teklifi yapan şirket, belirlenmiş süre içerisinde; karlılığını, nakit akışını, finansal durumunu, denetlenmiş bilançosunun ve diğer tüm kabul edilebilecek finansal beyanatlarını göstermekle yükümlüdür. Bu süre zarfı, genellikle 5 senedir, lakin özel durumlarda 3 seneye kadar indirilebilir.
Ortalama Yıllık İş Hacmi: Firmalar, son 5 senede, yıllık ciroları hakkında beyanda bulunmakla yükümlüdür. Burada kuruş şudur: yıllık inşaat cirolarının ortalaması, ihale dosyasında beyan edilen miktardan az olmamalıdır.

İş deneyimi ihaleye giren aday veya isteklinin benzer iş tecrübesini araştırmaktır. Deneyim iki başlıktan oluşmaktadır.
Genel İnşaat Deneyimi: Firmalardan son 5 veya 3 yıl içinde yüklenici, altyüklenici veya inşaat yöneticisi olarak üstlenilen inşaat sözleşmeleri ile ilgili olarak bilgiler istenmektedir. Bilgilere ek olarak söz konusu işleri başarıyla bitirdiğini kanıtlayan iş bitirme belgeleri ve devam eden işlerle ilgili iş alındı belgeleri de istenmektedir.

Özel İnşaat İşleri Deneyimi: İhale konusu işle ilgili olarak aynı özellik ve güçlükte, idare tarafından ihale dosyasında belirtilen sürede, miktarda ve sayıda teklif sahibi firmanın gerçekleştirmiş olduğu sözleşmeler hakkında bilgi, işin bitiş tarihi, üstlenilen görev, toplam sözleşme miktarı, JV ise sözleşme miktarı içindeki payı, işverenin adı, adresi ve irtibat numaraları istenmektedir.

İhale Prosedürü
İdare ön yeterlik süreci tamamlandıktan sonra, yeterlik koşullarını sağlayan firmalara ihaleye davet formu gönderilerek teklif vermeye davet eder. Yukarıda bahsettiğimiz belli istekliler arasında yapılan ihale değil ise ön yeterlik prosedürü uygulamaya gerek kalmadan ihaleye davet formu uluslararası alanda ilan edilerek ihale duyurusu yapılmaktadır.

İhale prosedürü sürecinde İdare ihale dosyasını hazırlar, Banka’nın onayına sunar, gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra ihaleye davet duyurusu yapılır. Bundan sonraki süreçte firmalara tekliflerini hazırlaması ve teslim etmesi için zaman verilir, daha sonra teklifler değerlendirilerek, Banka’nın onayı alınır ve ihale sonucu bütün katılımcılara duyurulur. Dünya Bankası’nın standart dokümanlarına göre hazırlanan ihale dosyasının içeriği aşağıdaki gibidir:
1. Teklif vermeye davet mektubu
2. Katılımcılara talimatlar
3. İhale verileri
4. Genel sözleşme koşulları
5. Özel koşullar
6. Teknik şartname
7. Teklif formu, teklif eki ve teklif teminatı
8. Keşif özeti
9. Anlaşma formu, kesin teminat formu, avans ödemesi için banka garantisi formu
10. Projeler
11. Yeterlik kriterleri
12. Uyuşmazlık çözüm prosedürü
13. Seçilebilir ülkeler

Dünya Bankası’nın hazırladığı standart bir formda, katılımcılara uyulması gereken konularla ilgili talimatlar bölümünde firmaların tekliflerini hazırlayabilmeleri için gerekli genel koşulları hakkında bilgi verilmekte ve bu form idare tarafından değişiklik yapılmadan kullanılmaktadır. İhale özel koşulları ise idare tarafından ihale verileri formunda belirtilmektedir.

Dünya Bankası ihalelerinde tüm dünyada uygulanan ve standart haline dönüşmüş olan FIDIC sistemi kullanılmaktadır. Genel ve özel sözleşme koşulları bölümü FIDIC şartnamelerine göre hazırlanmaktadır. Teknik şartname, keşif özeti ve projeler ise idarenin hazırladığı ilave olarak ihale dosyasına eklediği dokümanlardır.

Tek aşamalı prosedürün ihale sürecinde firmaların bütün bilgi ve belgeleri istenmektedir. İki aşamalı prosedürde ise firmalardan yakın zamana dönük finansal durum, hukuk davaları ve iş hacmi gibi ön yeterlilik başvurusunda verilen bilgilerin güncellenmesi istenir.
Firma idareden ihale dosyasını aldıktan sonra son teslim tarihi 28 gün öncesine kadar soru sorma hakkına sahiptir. Firmanın sormuş olduğu soruların yanıtlarını ihale dosyası alan bütün firmalara gönderir. İdare tekliflerin son teslim tarihini geçmemek kaydıyla herhangi bir zamanda, zeyilname yayınlayarak ihale dokümanlarında değişiklik yapabilir. Firmaların bu zeyilnameyi aldıklarına dair onay vermeleri gerekmektedir.

Zeyilname yayınlandıktan sonra gerekirse tekliflerin son teslim tarihi uzatılmaktadır. Teklif hazırlık süresi projenin özelliğine göre ihaleye davet tarihinden itibaren en az 6 hafta olup, bu süre çok büyük ve karmaşık işlerde 12 haftaya çıkabilmektedir.
Teklif sahipleri, ihale dosyasında belirtilen koşullara bağlı olarak eğer isterlerse herhangi bir Dünya Bankası üyesi ülkenin para biriminde tekliflerini verebilmektedirler.

Buradaki ön koşul teklif verilen paranın Dünya Bankası’nın üye ülkelerinden birinin para birimi olabilir. Farklı para birimlerinde teklif verilmesi durumunda ise en fazla yine üye olan ülkelerin paralarından 3 para birimi kullanılabilmektedir. Fiyatlar karşılaştırılırken ise idare belirlenen kur üzerinden tek bir para birimine dönüştürebilir. Diğer yandan Teklif sahipleri fiyatlarını oluştururken keşif özetinde yer alan bütün iş kalemlerini eksiksiz fiyatlandırmaları gerekmektedir.

Eğer ki, bazı kalemlerin fiyatı belirtilmemişse, bunlar hakkında varsayımda bulunarak ödeme yapılmaz. Sözleşme eğer ki, 18 aydan daha uzunda, meydana gelebilecek değişimler için formülün üretilmesi ve bunun teklifte belirtilmesi gereklidir. Ek olarak, teklif ile birlikte teslim edilecek olan tekli teminatı, usullere uygun hazırlanmış olmalıdır. Teminat teklif fiyatının yaklaşık %2’si olup, teklif geçerlilik süresinden sonra 28 gün geçerli olması gerekmektedir.

Tekliflerin verildiği tarihinden itibaren ihale dosyasında istenen süre kadar geçerli olması gerekmektedir. Bu süre genellikle 90 gün olup, 182 günü geçmeyecek şekilde düzenlenmektedir. Olağanüstü durumlarda idare teklif geçerlilik süresi dolmadan önce firmalardan tekliflerinin geçerlilik süresini uzatmalarını isteyebilir. Ancak 60 günden fazla uzatılması için Dünya Bankası’nın onayı alınması gerekmektedir.

İhale dosyasında belirtilen koşullar dışında teklifin geri çekilmesi durumunda, teklifte aritmetik hata olması durumunda ihale dosyasında belirtilen koşullara göre firmanın teklifini düzeltmeyi kabul etmediği durumlarda ve işi aldığında anlaşmanın imzalanmasını veya gerekli kesin teminatı istenen süre içinde sağlanmadığında firmalar teklif teminatı kaybedilmektedir.

Teklif dosyası teslim edilirken, teklif sahibi adına yetkili kişi veya kişilerce imzalanmış olması ayrıca her sayfa ve eklerin paraflanması gerekmektedir. Orijinal ve kopya dosyaların belirtilerek ayrı ayrı kaşelenmesi daha sonra tekrar bir dış zarf içine konularak yine kaşeli olarak teslim edilmesi gerekmektedir. Bu iç ve dış zarfların ihale dosyasında belirtilen idarenin adresi, ihale numarası ve adı, “teklif açılma tarihinden önce açılmayacaktır” uyarısını bulundurması gerekmektedir. Geç teslim edilen teklifler açılmadan geri gönderilmektedir. Teklifler teslim edildikten sonra son teslim tarihine kadar teklif sahiplerinin tekliflerini değiştirmelerine veya geri çekmelerine izin verilmektedir. Ancak geri çekildikten sonra tekrar teslim edilen tekliflerin iç ve dış zarflarında “değişiklik” ifadesini taşıması gerekmektedir.

Teklifler teslim edildikten sonra, süreci değerlendirme aşaması izler. Teklifler, belirtilen tarihlerde, temsilcilerin önünde açılır ve teklifi götürenlerin kayıt tutanaklarının imzalaması istenir. Aşağıdaki kontrol listesinin doldurulması her açılış için zorunludur:
1. Teklifin dış zarfı kaşelenmiş mi?
2. Teklif formu doldurulmuş ve imzalanmış mı?
3. Teklifin geçerlilik süresi nedir?
4. İmza sirküleri (var ise vekâletname) eklenmiş mi?
5. Teklif teminatının miktarı nedir?
6. Teklif açılma tarihinden önce teklifte değişiklik yapılmış mı?
7. Alternatif teklif verilmiş mi?
8. Herhangi bir indirim teklifi var mı?
9. Teklif fiyatı nedir?

Geç teslim edilmemiş hiç bir teklif geri çevrilmez. Tekliflerin açılmasından sonra, değerlendirme aşamasına geçmeden önce, idare, tekliflerin; Dünya Bankası tarafından koyulan seçilebilirlik kriterlerine uygunluğunu, ihaledeki dokümanların kuralları sağlayıp sağlamadığını, imzaların uygunluğunu vb. inceler. Sorunlu olanlar değerlendir aşamasına geçemez. Tekliflerin açılmasından sonra, herhangi bir düzeltme yapmak mümkün olmamaktadır.