ihale komisyonu tarafından sınır değer hesaplaması yapılmasından sonra teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili aşırı düşük teklif açıklaması talep edileceği, aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenilmesine ilişkin yazıda isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin idarenin takdir yetkisi kapsamında olmak üzere bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi gerektiği, bu kapsamda idare tarafından “kurulum ve planlama”, “demonstrasyon”, “iş analizi ve yazılım geliştirme”, “entegrasyon” ve “veri analizi ve veri aktarım” kalemleri için açıklama talep edildiği, bu şekilde bir belirleme yapılmasının idarenin takdir yetkisi kapsamında değerlendirilebileceği, ancak, aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısındaki kalemlerin soyut bir şekilde belirlendiği, ilgili ibarelerin hangi teklif bileşeni veya bileşenlerini işaret ettiği hususunda belirsizlik oluşturduğu, bahse konu aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısının bu haliyle, aşırı düşük teklif açıklamasının hazırlanması, değerlendirilmesi ve incelenmesini mümkün kılmadığı, anılan nedenlerle ihale komisyonu tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşeni veya bileşenlerinin isteklileri tereddüde düşürmeyecek şekilde belirtilmesi suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği

BAŞVURU SAHİBİ:

Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Zeynep Kamil Kadın ve Çocuk Hastalıkları Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/1324381 İhale Kayıt Numaralı “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Zeynep Kamil Kadın ve Çocuk Hastalıkları Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 29.12.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin 09.03.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.03.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 20.03.2023 tarih ve 84967 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 20.03.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/423 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan Bilbest Bilişim Sağ. Eğit. Dış Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamaları incelendiğinde;

– “Kurulum ve planlama” bileşenine ilişkin olarak kurulumda yer alacak personel için KİK işçilik modülü kullanılarak 2022 yılı ve 2023 yılı asgari ücret tutarı dikkate alınarak açıklama yapıldığı, ancak Teknik Şartname düzenlemelerine göre kurulumda yer alacak personelin firmanın kendi bünyesinde çalışmış olması gerektiği, dolayısıyla çalışan personeline ödediği maaş bordrosu ile açıklama yapılması gerektiği, ayrıca kurulum giderleri için personel maaşı dışında öngörülmesi gereken konaklama, ulaşım, yemek, ekipman vb. giderlerin maliyet kalemlerine değinilmediği ve bu giderlere ilişkin herhangi bir belge de (proforma fatura ve tespit tutanağı) sunulmadığı, açıklamaların Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2’nci maddesine aykırılık teşkil ettiği,

– “İş analizi ve yazılım geliştirme” bileşenine ilişkin olarak, anılan istekli tarafından iş analizi ve yazılım geliştirme noktasında sistemin hali hazırda kullanıyor olması nedeniyle kendilerine bir maliyet oluşturmayacağının belirtildiği, ancak Teknik Şartname’nin 6.1’inci maddesi gereğince iş süresince talep değerlendirme komisyonunca belirtilecek isteklerini yerine getirmek üzere teknik destek hizmetinin sunulması, yazılım geliştirme ve güncelleme giderleri kapsamında oluşacak ihtiyaçlar için bir maliyetin öngörülmediği, söz konusu hizmetler için maliyet öngörülmesi gerekirken firmanın özel bir maliyet oluşmayacağı yönündeki açıklamasının hem gerçeği yansıtmadığı hem de Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2’nci maddesine aykırılık teşkil ettiği,

– “Entegrasyon” bileşenine ilişkin olarak, isteklinin hali hazırda sistemin kullanılıyor olması nedeniyle entegrasyon hizmetinin maliyeti olmayacağı yönündeki açıklamasının kamu ihale mevzuatına aykırı olduğu, açıklamada cihaz/sistem entegrasyonları için görevlendirilecek personel sayısının belirtilmesi ve bu personele ilişkin maaş bordrosu, yemek, harcırah, konaklama, ekipman vb. maliyetlerinin detaylandırması gerektiği, cihaz/sistem entegrasyonları için öngörülmesi gereken maliyetlerin detaylandırılmadığı ve belgelere dayandırılmadığı, bu nedenle açıklamaların mevzuata aykırı olduğu,

– “Veri analizi ve veri aktarımı” bileşenine ilişkin olarak, ihaleyi yapan idarede hizmet verildiği belirtilerek hali hazırda veri analiz ve veri aktarımı için herhangi bir maliyetin öngörülmediğinin belirtildiği, oysaki açıklamada veri analiz ve veri aktarımı için görevlendirilecek personel sayısının belirtilmesi ve bu personele ilişkin maaş bordrosu, yemek, harcırah, konaklama, ekipman vb. maliyetlerinin detaylandırması gerektiği, veri analizi ve veri aktarımı için gereken maliyetlerin detaylandırılmadığı ve belgelere dayandırılmadığı, bu nedenle açıklamaların mevzuata aykırı olduğu,

Bu kapsamda anılan istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklamalarının Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2’nci maddesinde yer alan açıklamalar gereğince belgelere dayalı olarak yapılması gerektiği, dolayısıyla anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Zeynep Kamil Kadın ve Çocuk Hastalıkları Eğitim ve Araştırma Hastanesi” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir…” düzenlemesi bulunmaktadır.

Zeynep Kamil Kadın ve Çocuk Hastalıkları Eğitim ve Araştırma Hastanesi tarafından 29.12.2022 tarihinde yapılan “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı” işine ilişkin ihaleye 3 isteklinin katıldığı,

İdarece sınır değerin 2.806.708,39 TL olarak belirlendiği ve sınır değerin altında teklif sunan Bilbest Bilişim Sağ. Eğit. Dış Tic. ve San. Ltd. Şti.ye EKAP üzerinden 29.12.2022 tarihli ve “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazının gönderildiği, söz konusu yazıda “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan ettiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 03.01.2023 tarihine kadar İdaremize sunmanız, numune/demonstrasyon değerlendirmesi için teklif ettiğiniz ürüne/ürünlere ilişkin örnekleri 03.01.2023 tarihine kadar … adresine ulaştırarak, 03.01.2023 tarihinde saat 13:30‘te …adresinde hazır bulunmanız ve aşırı düşük teklif açıklamalarınızı 03.01.2023 tarihine kadar sunmanız gerekmektedir.” ifadelerine yer verildiği,

Bilbest Bilişim Sağ. Eğit. Dış Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından 30.12.2022 tarihinde “Aşırı düşük teklif açıklaması” konulu yazının idareye sunulduğu, anılan yazıda “Firmamız hastaneniz ile 2013 yılından itibaren kesintisiz olarak çalışmaktadır. Hastanenize özel olarak yapılması gereken tüm geliştirmeler, hastaneniz, İstanbul 2. Bölge Başkanlık ve İstanbul İl Sağlık Müdürlüğünde aktif çalışan diğer sistemler ile entegrasyonlar, istemci bilgisayarlara kurulumlar, tüm barkod yazıcı ayarları, cihaz entegrasyonları, vb. tüm unsurlar yazılımımızın halihazırda zaten çalışıyor olması nedeniyle firmamıza herhangi bir ek efor gerektirmemekte ve tarafımızca maliyet oluşturacak bir iş yükü oluşturmamaktadır. Ayrıca hastaneniz bünyesindeki kullanıcılar yazılımın kullanımına hakim olup, herhangi bir eğitim ihtiyacı bulunmamaktadır. Buna ilaveten, yine hastanede halihazırda çalışan yazılım olması nedeniyle demo süreçleri, veri aktarımı gibi konularda da bir efor gerekmemektedir. Bütün bunlar dikkate alındığında halihazırda hastanenizde çalışan yazılımı sunuyor olmamız nedeniyle maliyetimiz düşük olup teklimiz ekonomiktir.

Yazımızda belirtilen 2013 yılından bu yana harcanan eforların, bu ihale kapsamında harcanmayacak oluşu, 36 aylık iş süreci boyunca yaklaşık olarak aşağıda belirtilen tutar kadar tarafımıza ekonomik avantaj sağlamıştır.

” ifadelerinin yer aldığı,

İdarece anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunduğu, hastanenin HBYS hizmetinin halihazırda ilgili istekliden alınması sebebiyle İdari Şartname’nin 7.7.2’nci maddesinde yer alan “…İsteklinin HBYS yazılımının kurumda halihazırda kullanılan HBYS yazılımı olması halinde, İdare’nin yazılımın özelliklerine hakimiyeti bulunması nedeniyle demonstrasyon işlemleri yalnızca İdare tarafından talep edilmesi durumunda yapılacak, idare talep etmezse demo aşamalarının geçildiği kabul edilecektir…” düzenlemesi gereğince söz konusu istekliden demonstrasyon talebinde bulunulmadığı,

Başvuru sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.ye ise 13.01.2023 tarihinde demonstrasyon yapılması için EKAP üzerinden tebligat gönderildiği ve yapılan demonstrasyon sonucunda isteklinin teklif ettiği yazılımın uygun bulunduğu,

10.02.2023 onay tarihli ihale komisyonu kararı ile Bilbest Bilişim Sağ. Eğit. Dış Tic. ve San. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi, Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından 17.02.2023 tarihli dilekçe ile idareye şikâyet başvurusunda bulunulduğu, söz konusu dilekçede Bilbest Bilişim Sağ. Eğit. Dış Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının belgelere dayalı olarak yapılmadığı, söz konusu hususun kamu ihale mevzuatına aykırı olduğu iddialarına yer verildiği,

Bunun üzerine idarece 24.02.2023 tarihinde Bilbest Bilişim Sağ. Eğit. Dış Tic. ve San. Ltd. Şti.ye yeniden “Aşırı düşük Teklif Açıklaması Hk.” konulu yazının gönderildiği, belirtilen yazıda “Hastanemiz tarafından 29.12.2022 tarihinde gerçekleştirilen 2022/1324381 İhale Kayıt Numaralı Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı İhalesinin 10.02.2023 tarihinde tebliğ edilen Kesinleşen İhale Kararı’na şikayet başvurusu yapılmıştır. Yapılan şikayet başvurusuna, idaremiz tarafından karar alınması için 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun Aşırı düşük teklifler başlıklı 38. maddesi “…” gereği, Kamu İhale Genel Tebliğinin Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi başlıklı 79. maddesine göre yeniden aşırı düşük açıklamanızı varsa ekleriyle birlikte aşağıdaki tabloda belirtilen maliyet bileşenlerine göre idaremize en geç 28.02.2023 tarihine kadar sunmanız hususunda; 

” ifadelerine yer verildiği,

Bilbest Bilişim Sağ. Eğit. Dış Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından 28.02.2023 tarihinde “Aşırı düşük teklif açıklaması hk.” konulu yazının idareye sunulduğu, anılan yazıda “…1. Kurulum ve Planlama

İstekli olarak HBYS yazılımımız, Teknik Şartname 5.1. maddesi uyarınca kurumunuzda halihazırda kullanılan HBYS yazılım olduğundan, yani teklif edilen yazılım zaten tüm modül ve fonksiyonları istemci bilgisayarlara kurulu olduğundan, tüm barkod yazıcı ve diğer cihaz entegrasyonları, vb. tüm unsurlar halihazırda mevcut ve çalışır durumda olduğundan, kurulum ve proje planı şartları kapsamında gerçek anlamda bir maliyet söz konusu değildir.

Teknik Şartnamenin 5.6 maddesinde kurulum işlemlerinin, 1 kurulum yöneticisi ve 35 kurulum personeli ile yürütüleceği ve en az iki ay süre planlanması gerektiği belirtilmiştir. Bu çerçevede, kurulum için 36 kişi için iki aylık kurulum maliyeti düşünüldüğünde, ihale tarihi itibariyle (2022 Aralık) Kamu İhale Kurulu İşçilik Modülü üzerinden yapılan hesaplamaya göre sözleşme ve genel giderler dahil bir işçi için işçilik maliyeti minimum hesaplanan aylık işçilik ücreti ve 22 gün üzerinden günlük 15,34 TL yol ücreti (İETT gidiş-dönüş tam bilet parası) toplam kişi başı 8.674,01 TL olup ihale konusu işte çalışacak toplam 36 personel için iki aylık toplam işçilik (kurulum) maliyeti minimum (2 ay*36 kişi*8.674,01 =) 624.528,72 TL öngörülmüştür.

İşin başlangıç tarihi 2023 yılı için Kamu İhale Kurulu İşçilik Modülü üzerinden yapılan hesaplamaya göre 22 gün üzerinden günlük 19,9 TL yol ücreti (İETT gidiş-dönüş tam bilet parası) dahil kişi başı 13.307,96 TL olup minimum toplamda (2 ay*36 kişi* 13.307,96=) 958.173,12 TL öngörülmüştür.

Ayrıca, bahsedilen maliyet minimum işçilik maliyeti üzerinden hesaplanmış olup, gereken personel niteliği düşünüldüğünde kurulum yapılsa idi oluşacak olan gerçek maliyetin daha yüksek olacağı aşikardır.

2. Demonstrasyon

Öncelikle vurgulamalıyız ki, İdari Şartnamenin 7.7.2 maddesi ve Teknik Şartnamenin 4.13. maddesi uyarınca teklif etmiş olduğumuz ürün halihazırda Kurumunuzda kullanılan HBYS yazılımı olması ve İdarenizin yazılımın özelliklerine hakimiyeti bulunması nedeniyle idarenizce demo yapılmayacağı hususu göz önüne alındığında, demonstrasyon işlemleri için gerçek anlamda bir maliyet söz konusu değildir.

Bununla birlikte, idare tarafından bir demo yapılması talep edilecek olsa dahi, teklif edilen yazılım halihazırda hastanenizde çalışır durumda bulunduğundan her gün-her fonksiyonu tüm ilgililerce zaten kullanılmakta olduğundan, Teknik Şartname’nin 4.24 maddesi uyarınca kurumda kullanılan canlı sistem üzerinden demo gerçekleştirilebileceğinden, demo için ayrıca bir sunucu, kurulum, entegrasyon veya ayrıca istihdam edilecek ya da il dışından gelecek herhangi bir personel maliyeti yine söz konusu olmayacaktır. Firmamız İstanbul merkezli olup, analiz, yazılım, veritabanı yönetimi ve destek personellerimizin tamamı İstanbul’da ikamet etmektedir.

3. İş Analizi ve Yazılım Geliştirme

İş analizinin kapsam ve çerçevesi teknik şartnamede açıklanmış değildir. Yazılım geliştirme kapsamında zikredildiği için, başta hastaneniz özelinde ihtiyaç olan uyarlamalar ve sonrasındaki yazılımın geliştirilmesi için yapılacak işlemlerin maliyetinin açıklanmasının istenildiği düşünülmüştür.

2013 yılından beri kurumunuzda kesintisiz olarak kullanılmakta olan HBYS yazılımımızda Teknik şartnamenin 8’inci madde ve alt maddelerinde belirtilen sistem, cihaz entegrasyonları, vb. tüm unsurlar yazılımımızda halihazırda mevcut olup idareniz tarafından kullanılmakta olduğundan firmamıza herhangi bir ek efor gerektirmemekte ve tarafımızca maliyet oluşturacak bir iş yükü oluşturmamaktadır.

Bununla birlikte, yazılım geliştirme, yasal mevzuat kaynaklı zorunlu değişiklikler tarafımızca takip edilmekte ve gerekli geliştirme ve güncelleştirmeler şirketimizde çalışan kadrolu yazılım ekibimiz tarafından gerçekleştirilmektedir. Bu nedenle, iş analiz ve yazılım geliştirme çalışmaları için özel bir maliyet oluşturmayacaktır.

4. Entegrasyon

HBYS yazılımımız halihazırda Kurumda kullanılan yazılım olması nedeniyle, hastanede mevcut ve kullanılan tüm sistemlere, aynı şekilde barkod yazıcılara entegre olduğundan gerçekte herhangi bir entegrasyon maliyeti söz konusu değildir.

HBYS yazılımımızın 2013 yılından itibaren idarenizce yaklaşık 10 yıldır kesintisiz olarak kullanılıyor olması nedeniyle, hastane, Başkanlık, İl Sağlık Müdürlüğü ve Sağlık Bakanlığı düzeyinde halihazırda var olan tüm entegrasyon, barkod yazıcı sistemlerin ayarları, yazılım uyarlamaları, vb. işlemleri zaten yıllara sirayet eden çalışma süresi içinde yapılmış olduğundan bu kapsamda yeni bir yazılım geliştirme, yazıcı ayarı, entegrasyon, vb. maliyetleri bulunmamaktadır.

5. Veri Analizi ve Veri Aktarımı

Kurumunuzun tüm HBYS verileri hizmet verdiğimiz sunucularda yer aldığı için veri aktarımı ihtiyacı söz konusu olmayıp maliyet oluşturacak bir iş yükü oluşturmamaktadır. Dolayısı ile bu konuyla ilgili herhangi bir maliyet öngörülmemektedir.

Veri analizinin neleri kapsadığı teknik şartnamede açıklanmamıştır. Bununla birlikte, veri analizinin yeni kurulumda, eski yükleniciden temin edilen verilenin aktarımı uygunluğunun değerlendirilmesi ile ilgili bir süreç olduğu, teklif ettiğimiz yazılımın halihazırda idarenizde kullanılan yazılım olması nedeniyle herhangi bir veri aktarımı söz konusu olmayacağı göz önüne alındığında bu kapsamda gerçek bir maliyet bulunmamaktadır. Bu nedenle veri analizi ve veri aktarımı için bir maliyet öngörülmemiştir.

Aynı şekilde veri tesliminin idarenin belirleyeceği ortamlara kaydedilecek olmasından dolayı, bir maliyet oluşturmayacağından, herhangi bir maliyet öngörülmemiştir.

Ayrıca:

1. Verilen hizmetin ekonomikliği

Firmamız ihale konusu işin hizmetini ekonomik olarak verebilecek ciddi bir deneyime sahiptir. 20 yılı aşkın süredir sağlık bilişimi alanında çok büyük bir deneyim ve tecrübemiz bulunmaktadır. Bu durum hiç kuşku yok ki diğer isteklilere göre firmamıza ciddi avantajlar sağlamaktadır. İhale konusu işin kapsamında olan HBYS yazılımımız İstanbul ve bağlı bulunduğunuz başkanlık genelinde çok sayıda kuruma hizmet vermektedir. Firma personellerinin tecrübesi, aynı kapsamda hizmetin aynı bölgede aynı Başkanlık’a bağlı çok sayıda kuruma veriliyor olması, hizmet verdiği yazılım ürünlerinin/sistemlerinin destek ve geliştirme maliyetlerinin düşürmesi nedeni ile firmamızın verdiği hizmeti çok daha kaliteli ve ekonomik hale getirmektedir.

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar

Firmamız ihale konusu iş kapsamında çok sayıda kuruma aynı hizmeti uzun yılardır vermektedir. Aynı şekilde bu idareye de aynı iş ve hizmet kapsamında firmamız tarafından 2013 yılından bu yana hizmet verilmektedir. Bu sebeple diğer isteklilere göre firmamızın eğitim, kurulum gibi diğer maliyet bileşenleri maliyetinin avantajlı koşul oluşturması nedeniyle teklifimiz diğer isteklilerin teklifine göre çok daha ekonomiktir. Firmamız ihale konusu işin sözleşme aşamasından hizmetin sona ereceği tarihe kadar geçecek süreçte karşılaşılacak muhtemel senaryoları defalarca yaşamış tecrübeli bir ekibe sahiptir. Firmamız İstanbul merkezli olması, tüm çalışanlarının İstanbul’da ikamet etmesi sebebi ve sahip olduğu tecrübe sayesinde proje maliyetleri en optimum seviyeye getirilmiş olup bu durum hizmetin verilmesi sürecinde istekliler arasında, firmamız için teknik olarak ve maliyet açısından çok avantajlı durum oluşturmaktadır.

c) Hizmetin Özgünlüğü

Firmamız ihale konusu iş ile aynı kapsamda olan çok sayıda kuruma söz konusu hizmetleri kendi ürünü olan uygulama/sistemler ile uzun yıllardır hizmet vermektedir. Firmamız ihale konusu işin teknik şartnamesinde tanımlanan Hastane Bilgi Yönetim Sistemi için daha detaylı ve kapsamlı çalışmalar yürüterek, tek başına veya kurumda bulunan diğer uygulamalarla entegre çalışabilecek sistemler olarak çalışabilecek şekilde geliştirmiştir. Geliştirdiği bu sistemin satış ve hizmet desteği de devam etmektedir. Bu durum ihale konusu işin teknik şartname gereklerini yerine getirme hususunda firmamızın vereceği hizmeti özgün kılmaktadır.

Yukarıda belirtilen açıklamalar çerçevesinde, firmamızın İstanbul merkezli olması, yazılım ve destek ekiplerinin tamamının İstanbul’da ikamet ediyor olması, mevcut HBYS yazılımımızın 2013 yılından itibaren idarenizce yaklaşık 10 yıldır kesintisiz olarak kullanılıyor olması, gerek idareniz, gerekse idarenizin bağlı bulunduğu Başkanlık bünyesinde çalıştığı diğer hastaneler nedeniyle, hastane, Başkanlık, İl Sağlık Müdürlüğü ve Sağlık Bakanlığı düzeyinde gerekli olan tüm entegrasyon, uyarlama, vb. işlemleri zaten yıllara sirayet eden çalışma süresi içinde yapmış bulunması, bu nedenlerle yeni bir yazılım geliştirme, yazıcı ayarı, entegrasyon, kurulum, vb. maliyetlerinin bulunmaması, hastanenizde var olan ve halihazırda kullanılan VTYS ile çalışabilmesi, yine mevcut çalışan HBYS sisteminin sahibi olarak veri aktarımı konusunda ek bir efora ihtiyaç duymaması gibi nedenlerle diğer isteklilerin aksine bu iş ve kalemler için herhangi bir maliyet hesaplanmamış ve bu maliyetler teklif fiyatına dahil edilmediği için ekonomik olarak avantajlı bir fiyat elde edilmiştir.

Açıklanan şekilde firmamıza herhangi bir maliyeti olmayan ve firmamız tarafından gerçekte yapılmayacak bir giderin idarenize sunulan teklife eklenmesinin idareniz tarafından gereksiz fazla ödeme yapılması sonucu doğuracağı, dolayısıyla kamu zararı ortaya çıkacağı, ilgili meblağların idarenizden yersiz yere tahsil edilmiş olacağı göz önünde bulundurulduğunda, teklifimizde bu giderlerin yer almaması ve teklifimizin diğer isteklilerin tekliflerine göre düşük olmasının hukuka ve hakkaniyete uygunluğu ile birlikte, aynı zamanda kamu yararı gözetilmesinin bir sonucu olduğu, ihtiyaçların en uygun fiyata ve şartlarda karşılanması ilkesine uygun olduğu açıktır.

Bu açıklamaların dahilinde yapmış olduğumuz aşırı düşük açıklamasının yeterli bulunarak teklifimizin değerlendirilmeye alınmasını saygılarımızla talep ederiz.” ifadelerine yer verildiği ve yazı ekinde KİK İşçilik Hesaplama Modülü çıktılarının sunulduğu,

İdarece 01.03.2023 tarihinde düzeltici ihale komisyonu kararı alınarak Bilbest Bilişim Sağ. Eğit. Dış Tic. ve San. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamalarının tekrar uygun bulunduğu ve ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri gereğince, ihale komisyonu tarafından sınır değer hesaplaması yapılmasından sonra teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili aşırı düşük teklif açıklaması talep edileceği, aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenilmesine ilişkin yazıda isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin idarenin takdir yetkisi kapsamında olmak üzere bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi gerektiği, bu kapsamda idare tarafından “kurulum ve planlama”, “demonstrasyon”, “iş analizi ve yazılım geliştirme”, “entegrasyon” ve “veri analizi ve veri aktarım” kalemleri için açıklama talep edildiği, bu şekilde bir belirleme yapılmasının idarenin takdir yetkisi kapsamında değerlendirilebileceği, ancak, aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısındaki kalemlerin soyut bir şekilde belirlendiği, ilgili ibarelerin hangi teklif bileşeni veya bileşenlerini işaret ettiği hususunda belirsizlik oluşturduğu, bahse konu aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısının bu haliyle, aşırı düşük teklif açıklamasının hazırlanması, değerlendirilmesi ve incelenmesini mümkün kılmadığı, anılan nedenlerle ihale komisyonu tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşeni veya bileşenlerinin isteklileri tereddüde düşürmeyecek şekilde belirtilmesi suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde “başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması” koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale komisyonu tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşeni veya bileşenlerinin, somut ve net bir şekilde aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında belirtilmesi suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.