yemek aşırı düşük savunma, malzemeli yemek sunumu hesap cetvelinde ana girdi oranı 0,70 olarak belirtilmekle birlikte, ana girdi oranının, sadece patates oturtma, pirinç pilavı, ayran ve ekmek-su menüsü dikkate alınarak hesaplandığı, işçilik ile ilgili olarak ise sadece “İşçilik giderimiz reçete kalemlerinin tutarlarının %12,847223 denk gelmektedir. Hali hazırda malzemeli yemek işi yaptığımız için ayrıca işçilik maliyetimiz olmayacaktır.” beyanına yer verildiği, diğer taraftan ana girdi maliyetlerine ilişkin anılan Tebliğ’in 79.2.2’nci maddesinde yer alan yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılması fiilen mümkün olmadığından fiyat teklifi alındığı belirtilmekle birlikte, kırmızı et, domates, taze fasulye, pirinç, mercimek, kuru fasulye, tavuk eti ve patates gibi cetvelde belirtilen ana girdilere ilişkin ticaret borsası fiyatlarının bulunduğu, kaldı ki fiyat teklifi olduğu belirtilen ve açıklama kapsamında sunulan yazıların da mevzuatın aradığı şartları taşımadığından üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi olarak değerlendirilemeyeceği dolayısıyla anılan istekli tarafından sunulan yazılı beyanların mevzuata uygun bir açıklama olarak kabul edilemeyeceğinden anılan isteklinin teklifinin reddedilmesi hk
Toplantı No : 2019/042
Gündem No : 56
Karar Tarihi : 11.09.2019
Karar No : 2019/UH.I-1132
BAŞVURU SAHİBİ:
Şeyma Gıda Yemek Çiftlik Ürünleri Temizlik Hazır Giyim Taahhüt ve San. ve Tic. Ltd. Şti.,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Ermenek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2019/287916 İhale Kayıt Numaralı “9 Taşıma Merkezi Okula Taşınan 987 Öğrenciye 180 İş Günü Sıcak Öğle Yemeği Verme İşi (Toplam 177660 (YüzyetmişyedibinAltıyüzAltmış) Tabldot Sıcak Öğle Yemeği)” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Ermenek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından 22.07.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “9 Taşıma Merkezi Okula Taşınan 987 Öğrenciye 180 İş Günü Sıcak Öğle Yemeği Verme İşi (Toplam 177660 (YüzyetmişyedibinAltıyüzAltmış) Tabldot Sıcak Öğle Yemeği)” ihalesine ilişkin olarak Şeyma Gıda Yemek Çiftlik Ürünleri Temizlik Hazır Giyim Taahhüt ve San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 01.08.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 05.08.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 08.08.2019 tarih ve 33141 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 08.08.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2019/845 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,
1) İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından Teknik Şartname’nin “Ek Hususlar” maddesinde istenen belgeleri sözleşme esnasında idareye sunulması gerekirken anılan isteklinin söz konusu belgelere sahip olmadığı, TSE internet sitesi üzerinden yapılan sorgulamada da Karaman il ve ilçe sınırları içerisinde söz konusu belgelere sahip kişinin bulunmadığı, ilgili belgelerin alınmasının yaklaşık 2 ay sürdüğü, dolayısıyla belgelerin işe başlama tarihine dahi yetişmeyeceği, kendilerinin ise söz konusu belgelere sahip olduğundan anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,
2) İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının; borsa bülteni fiyatları ile ana girdi gramaj tablosunda kullanılan birim fiyatların aynı olmadığı, iki haftalık örnek menü yerine toplam miktar ve toplam tutar üzerinden açıklama yapıldığı, ana girdi ve işçilik toplamının toplam teklif tutarına oranının istenilen değerler arasında olmadığı, ticaret borsası fiyatlarının ihale tarihine göre son 12 ay içerisinde olmadığı, borsa bülteni fiyatları ile açıklanan bazı ürünlerin fiyatlarının ana girdi ve Ek-H.4 tablolarındaki birim fiyatlardan farklı olduğu, Ek-O.7 maliyet/satış tutarı tespit tutanağının mevzuata uygun olmadığı, mevzuata uygun hiçbir geçerli hukuki gerekçe belirtilmeden bazı ürünlere ilişkin fiyat teklifi kullanıldığı, işçilik hesaplamasının eksik yapıldığı, ihale dokümanına aykırı olarak poşetsiz ekmek üzerinden eksik açıklama yapıldığı gerekçeleriyle uygun olmadığı ve teklifinin reddedilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Şartnameler” başlıklı 12’nci maddesinin ikinci fıkrasında, ihale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verileceği hükme bağlanmıştır.
Aynı Kanun’un “İhale ve ön yeterlik dokümanının içeriği ve idari şartnamede yer alması zorunlu hususlar” başlıklı 27’nci maddesinin ikinci fıkrasında (e) bendinde, isteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterlerinin idari şartnamede belirtilmesinin zorunlu olduğu hüküm altına alınmıştır.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 28’inci maddesinin ikinci fıkrasında “Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur.” hükmü yer almaktadır.
Yukarıdaki mevzuat alıntılarından, yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgeler ile yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale ilanı ile idari şartnamede belirtilmesinin zorunlu olduğu, teknik şartnamelerde ise sözleşmenin uygulanması aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olan teknik kritere ve öngörülen yükümlülüklere ilişkin düzenlemeler yapılabileceği anlaşılmıştır.
Teknik Şartname’nin “Ek Hususlar” başlıklı maddesinde “1. İhale üzerine yapılan istekli, yemek hazırlama ve dağıtım hizmetleri işi ile ilgili olarak ihale tarihi itibariyle geçerlilik süresini doldurmamış kendi işyerine ait İSO 9001 2008 TSE Hizmet Yeterlilik Belgesinin aslını veya noter tasdikli suretlerini sözleşmeden önce idareye sunmalıdır.
2. Hizmet yeterlilik belgesi TS 13075 İş Yerleri Gıda Maddeleri Taşıma Hizmetleri genel kurallar standardına uygun hizmet veren kapsamda olmalıdır. Hizmet yeterlilik belgesi TS 8985 İş Yerleri Yemek Fabrikaları ve Toplu Yemek Mutfakları genel kurallar standardına uygun hizmet veren kapsamda olmalıdır.
3. İhale üzerine yapılan istekli, ihale konusu yemek hizmetinin yapılacağı işyerine ait en az yemek verilecek toplam öğrenci sayısı kadar Kapasite Raporunun aslı veya noter tasdikli suretlerini sözleşmeden önce idareye sunmalıdır.
4. Ortak girişim başvurularında kalite standartlara ilişkin belgeleri ortakların her biri ayrı ayrı karşılayacaklardır.” düzenlemesine yer verilmiştir.
Yukarıda aktarılan ihale dokümanı düzenlemesinden, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sözleşme imzalanmadan önce Kapasite Raporu ile İSO 9001 2008 TSE Hizmet Yeterlik Belgesi’nin idareye sunulması ve hizmet yeterlik belgesinin TS 13075 ve TS 8985 standartlarına uygun olması gerektiği anlaşılmıştır.
Yapılan incelemede, ihaleye katılım için gereken belgeler ve yeterlik kriteri olarak öngörülen hususların idari şartnamede düzenlenmesi gerektiği, anılan maddede söz konusu belgelerin sadece ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sözleşme imzalanmadan önce idareye sunulacağının düzenlendiği, dolayısıyla istekliler tarafından söz konusu belgelerin teklifleriyle birlikte sunulmasına gerek bulunmadığı, sözleşme imzalanması sırasında söz konusu belgelerin anılan istekli tarafından idareye sunulamaması durumunda istekli hakkında hangi yaptırımların uygulanacağının mevzuatta açık olduğu hususları bir arada değerlendirildiğinde başvuru sahibinin birinci iddiasının yerinde olmadığı sonuna varılmıştır.
2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.
79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir.
Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.
Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.
Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.
Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.
…
79.2.6. Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılır ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtilir.
Bu ihalelerde; teklifi aşırı düşük bulunan istekli öncelikle “ana girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini (Ek- H.4) hazırlayarak açıklaması kapsamında sunar. Açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için “(Ana Girdi Maliyeti + İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’den çok olmaması gerekir. Oran belirtmeyen veya belirttiği oran 0,80’den az veya 0,95’den çok olan isteklilerin teklifleri reddedilir.
Bu maddede yer alan ana girdi ibaresi kapsamında, kırmızı et; beyaz et; balık; işlenmiş et ürünleri (sucuk, salam, sosis, kavurma gibi); kuru gıdalar (pirinç, bulgur, nohut, mercimek, kuru fasulye gibi); sebze; meyve; toz şeker, süt; yoğurt, ayran; yağ ürünleri (ayçiçek yağı, zeytinyağı, tereyağı) kahvaltı malzemeleri (peynir, zeytin, yumurta, reçel, bal gibi); pet su, ekmek açıklama yapılacak unsurlar olarak dikkate alınır. İdarenin ihale dokümanında bu girdilerin dışında ana girdi niteliğinde malzeme içeren yemek öğünü düzenlemesi durumunda aşırı düşük teklif açıklama yazısında açıklama istenecek unsurlar arasında bu malzemelerin de belirtilmesi zorunludur. Bu çerçevede, isteklinin beyan ettiği orana uygun teklif sunması durumunda, yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurlar “yardımcı girdiler” başlığında değerlendirilir ve bu unsurlar için açıklama sunulması gerekmez.
…
Malzemeli yemek alımı ihalelerinde, kırmızı et; beyaz et; balık; kuru gıdalar (pirinç, bulgur, nohut, mercimek, kuru fasulye gibi); sebze; meyve maliyetlerinin tevsiki amacıyla üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanılamaz. Ancak 79.2.2 nci maddede yer alan diğer yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklama yapılabilir.
Malzemeli yemek alımı ihalelerinde sadece iki haftalık örnek menüdeki ana girdiler ve işçilik giderleri dikkate alınarak açıklama yapılmalıdır. İsteklilerin örnek menüdeki girdiler ve işçilik gideri kullanılarak teklif ettikleri birim fiyatı açıklamaları gerekmekte olup toplam miktar ve tutar açıklaması yapılmayacaktır. Örneğin normal kahvaltı, diyet kahvaltı, ara öğün, normal yemek ve diyet yemek gibi birim fiyatları içeren bir ihalede, isteklilerin teklif ettikleri birim fiyatı; örnek menüyü ve bu menünün üretimi için gerekli işçilik tutarını kullanarak tevsik etmeleri durumunda açıklama uygun kabul edilecektir.” açıklaması yer almaktadır.
Yukarıda aktarılan mevzuat alıntılarından, malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılacağı ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtileceği; teklifi aşırı düşük bulunan istekliler tarafından öncelikle “ana girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini (Ek- H.4) hazırlanarak açıklama kapsamında sunulacağı, açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için “(Ana Girdi Maliyeti + İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80 ila 0,95 arasında olması gerektiği, oran belirtilmeyen veya belirtilen oranın 0,80 ila 0,95 arasında olmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği; malzemeli yemek alımı ihalelerinde kırmızı et, beyaz et, balık, kuru gıdalar (pirinç, bulgur, nohut, mercimek, kuru fasulye gibi), sebze, meyve maliyetlerinin tevsiki amacıyla üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanılamayacağı, ancak Tebliğ’in 79.2.2’nci maddesinde yer alan diğer yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklama yapılabileceği anlaşılmıştır.
İdari Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde, teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden anılan Kanun’un 38’inci maddesine göre açıklama isteneceğine ilişkin düzenleme yapıldığı görülmüştür.
İdare tarafından 22.07.2019 tarihli yazıda “İlçemiz malzemeli yemek hizmet alımı işi 4734 sayılı Kanunun 19 inci maddesine göre yapılmakta olan 2019/287916 İKNLİ İhalemizde vermiş olduğunuz teklif sınır değerin altında olduğu için idari şartnamemizin 33.maddesine göre 5(beş) iş günü içinde açıklama yapmanız gerekmektedir.(KİK 38.Madde)” ifadelerine yer verilerek, ihaleye teklif veren dört istekliden sınır değerin altında teklif sunan üç isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu görülmüştür.
29.07.2019 tarihli ihale komisyonu kararından; 2 istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklaması verilmediğinden tekliflerinin reddedildiği, Ermenek Murat Pazarlama Tel. Oto. Taş. Gıda Hay. ve Tem. İşl. Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklaması uygun görülerek ihalenin üzerinde bırakıldığı, sınır değerin üzerinde geçerli teklif sunan başvuru sahibinin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görüşmüştür.
İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında; “Kamu ihale genel tebliği 79.2.2. inci maddesinde belirtilen diğer yöntemlerle açıklamanın mümkün olmamasından dolayı aşağıda isimleri ve miktarları belirtilen ürünlerin fiyat teklifi alınarak yapılmıştır.
Bizim teklifimizde; (Ana Girdi Maliyeti + İşçilik Maliyeti) / Toplam Teklif Tutarı (511.660,80 TL+65.734,20 TL) / 657.342,00 TL = 0,88 olarak hesaplanmıştır.” ifadeleri yer alan 26.07.2019 tarihli yazı sunulmuştur.
Söz konusu yazı ekinde; 0,70 ana girdi oranı, 0,12847223 işçilik oranı ve 0,17152777 yardımcı gider oranı belirtilen istekli ile serbest muhasebeci mali müşavir kaşeli ve imzalı malzemeli yemek sunumu hesap cetveli; bulgur, pirinç, mercimek, kuru fasulye, nohut, tavuk eti barbunya, tavuk baget, makarna ve tavuk suyu birim fiyatlarının yer aldığı Şahinler Gıda / Mustafa Şahin kaşeli ve imzalı yazı; kırmızı et birim fiyatının yer aldığı Kasap Ekrem Etçi kaşeli ve imzalı yazı; domates, taze fasulye, patates, yufka ve lor peyniri birim fiyatlarının yer aldığı Mustafa Aksu kaşeli ve imzalı yazının sunulduğu görülmüştür.
Yapılan incelemede, malzemeli yemek sunumu hesap cetvelinde ana girdi oranı 0,70 olarak belirtilmekle birlikte, ana girdi oranının, sadece patates oturtma, pirinç pilavı, ayran ve ekmek-su menüsü dikkate alınarak hesaplandığı, işçilik ile ilgili olarak ise sadece “İşçilik giderimiz reçete kalemlerinin tutarlarının %12,847223 denk gelmektedir. Hali hazırda malzemeli yemek işi yaptığımız için ayrıca işçilik maliyetimiz olmayacaktır.” beyanına yer verildiği, diğer taraftan ana girdi maliyetlerine ilişkin anılan Tebliğ’in 79.2.2’nci maddesinde yer alan yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılması fiilen mümkün olmadığından fiyat teklifi alındığı belirtilmekle birlikte, kırmızı et, domates, taze fasulye, pirinç, mercimek, kuru fasulye, tavuk eti ve patates gibi cetvelde belirtilen ana girdilere ilişkin ticaret borsası fiyatlarının bulunduğu, kaldı ki fiyat teklifi olduğu belirtilen ve açıklama kapsamında sunulan yazıların da mevzuatın aradığı şartları taşımadığından üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi olarak değerlendirilemeyeceği dolayısıyla anılan istekli tarafından sunulan yazılı beyanların mevzuata uygun bir açıklama olarak kabul edilemeyeceğinden anılan isteklinin teklifinin reddedilmesi gerektiği sonucu varılmıştır.
Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Ermenek Murat Pazarlama Tel. Oto. Taş. Gıda Hay. ve Tem. İşl. Tic. ve San. Ltd. Şti. teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oybirliği ile karar verildi.