Yurt dısı alımlarında muayene kabulü
YURT DIŞINDAN TEDARİK EDİLEN HER TÜRLÜ MALIN DENETİM,
MUAYENE VE KABUL İŞLEMLERİ
- GENEL
- MUAYENE VE KABUL ESASLARI :
- MUAYENE VE KABUL İLE İLGİLİ DİĞER HÜKÜMLER VE ALINACAK
ÖNLEMLER
YURT DIŞINDAN TEDARİK
EDİLEN HER TÜRLÜ MALIN DENETİM,
MUAYENE VE KABUL İŞLEMLERİ
- GENEL :
- Yurt dışından tedarik edilecek malzemenin muayene ve kabul işlemleri
malın teslim şekline bağlı olarak yurt içinde ve/veya yurt dışında olmak üzere iki
şekilde yapılabilir.
- Yurt dışında yapılacak muayene ve kabul işlemlerinde idarece yükleniciden
komisyon üyelerinin harcırahları da dahil olmak üzere herhangi bir masraf talebinde
bulunulamaz.
- İdare’lerin ihtiyacı olan ve yurt dışından tedarik edilen malzemenin
muayene ve kabul işlemlerinde; bu yönergede belirtilen genel esaslar ile üçüncü
bölümde açıklanan esaslar birlikte uygulanır.
- MUAYENE VE KABUL ESASLARI :
- Fizikî Sayım ve Fiziki Kontrol Tespiti:
(1) Yurt dışından tedarik edilen malzemenin gümrükten çekilmesini ve Alıcı
adına geçici olarak teslim birliğince teslim alınmasını müteakip; Teslim Birliğince,
oluşturulacak en az üç kişilik heyetçe, yönetmelik, yönerge, sözleşmelerine göre, 15
(onbeş) iş günü içerisinde Fizikî Sayım ve Fiziki Kontrol tespiti yapılır.
(2) Söz konusu malın ambalajının sağlam olduğu, haricen iyi durumda
olduğu, içindeki malzemenin miktarının tamam olduğu tespit edildikten sonra ilgili
tedarik makamına malın muayeneye hazır olduğu bildirilir. Eğer malın sözleşmesinde
montaj varsa ve firma yükümlülüğünde ise yed-i emin olarak firma yetkilisine teslim
edilir ve ilgili tedarik makamına malın muayeneye hazır olduğu bildirilir.
(3) Fizikî Sayım ve Fiziki Kontrol tespiti sonunda tanzim edilen; Fizikî Sayım
ve Fiziki Kontrol tespiti Raporu ve Sandık/Ambalaj Açma Tutanağı tedarik eden
makama gönderilir.
Sandık/AmbalajAçma Tutanağı örneği EK-O,
Fiziki Sayım ve Fiziki Kontrol Tespiti örneği EK-Ö‘dedir.
- Yurt İçi Kabul Muayenesi :
(1) sözleşmesi imzalanarak yurt dışından tedarik edilen, FizikîSayım ve Fiziki Kontrol tespitinde ambalajının fizikî olarak tam ve sağlam olduğu anlaşılan ve muayeneye hazır hale getirilen malzeme için, Yönetim Dairesi Başkanlığından muayene talebinde bulunulur.
(2) yurt dışından tedarik edilen ve muayeneye hazır hale getirilen malzemenin yurtiçi muayene ve kabul işlemleri; malzeme özelliği de dikkatealınarak, aşağıda belirtilen heyetlerden birinin teşkili ile yapılır ;
(a) Yönetim Dairesi Bşk.lığınca teşkil edilecek muayene vekabul komisyonu, bu yönergenin üçüncü bölüm madde 2.c.(2)’ye göre teşkil edilir.
(b) muayene ve kabul komisyonları bu yönergenin ikinci bölüm madde 1.a.’ya göre teşkil edilir.
- Yurt Dışı Muayene :
Yurt Dışından tedarik edilen malzemenin yurt dışında yapılması gereken
muayenelerinde aşağıdaki esaslar uygulanır ve bu hususlar sözleşmenin muayene
ile ilgili maddesinde belirtilir.
. Sözleşmesi imzalanan ve yüklenici tarafından yurt dışı muayeneye hazır hale getirilen malzemenin muayenesi için, Yönetim Dairesi Başkanlığından muayene talebinde bulunulur. asgari üç yetkiliden teşkil edilen yurt dışı muayene ve kabul komisyonunda prensip olarak; asgari bir teknik üye,
-İhtiyaç makamı Kuruluştan işin hacmi ve özelliğine göre konu ile ilgili asgari bir personel,
– İhtiyaç duyulduğunda alım hizmetini gerçekleştiren daireden birpersonel,
– İhtiyaç duyulduğunda malı teslim alacak birliğin mal sorumlusu veyatesellüm memuru veya mal saymanı,
– İhtiyaç duyulduğunda bu yönergenin ikinci bölüm 1.a.(1) maddesineuygun olarak yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun nitelikte uzman personelgörevlendirilir.
Muayene sonucu, Yönetim Dairesi Başkanlığınca tedarik makamına bildirilir.
-Yurt dışında komisyon görevlendirilmesinin mümkün bulunmadığı veya
komisyon görevlendirilmesinin ekonomik olmadığı ya da teknik anlamda beklenen
sonucun alınamayacağı durumlarda, alım işlemlerini geciktirmemek kaydıyla,
muayene ve kabul işlemlerine esas olmak üzere ilgili alanda faaliyet gösteren
bağımsız denetim kuruluşlarından hizmet satınalınabilir. Ancak denetim kuruluşlarınca kabule esas olmak üzere hazırlanan raporlar nihai olmayıp, mal yurtiçine girdikten sonra bu yönergenin ;
üçüncü bölüm 2.a.maddesine uygun olarak yapılacak Fiziki Sayım ve Fiziki Kontrol Tespitini müteakip(bu raporların) onaylanmasıyla kesinleşir.
– itâ amiri yetkileri dahilinde veya idarenin uygun görüşüne istinaden verilecek yetkiye dayanılarak sözleşmesi imzalanan yurt dışından tedarik edilen İşletme-Bakım-Onarım ve stok tamamlamaya ilişkin her türlü yedek malzeme ve asgarî sayıdaki teknik malzemenin yurt dışı muayene işlemleri; bu yönergenin
ikinci bölüm 1.a. maddesine göre ;
teşkil edilen muayene vekabul komisyonu marifeti ile yapılır ve muayene sonucu, ilgili idare ye rapor olarak gönderir.
- MUAYENE VE KABUL İLE İLGİLİ DİĞER HÜKÜMLER VE ALINACAK
ÖNLEMLER
yurt dışından tedarik edilen, sözleşmesi imzalanan ve Sayıştay Başkanlığı’nca kayıt/tescili yapılan malzemesine ait birer suret ihaleleri/’>-kararlari/’>-yonetmelikleri/’>-yargi/’>-karsi-oylari/’>-kanunu/’>-ilanlari/’>-hukuku/’>-hukuk/’>leri/’> dosyası; tedarik makamınca, Fizikî Sayım ve Fiziki Kontrol Tespiti için malı geçici olarak teslim alacak
-Muayene tarihi, firmanın Türkiye temsilcisine veya tebligat adresine
bildirilerek istedikleri takdirde muayenede hazır bulunmaları sağlanır. Ancak yüklenici
firma yetkilisi ve/veya temsilcisinin oy hakkı yoktur.
c- Kullanılan formlar ;
(1) Fizikî Sayım ve Fiziki Kontrol Tespiti sonunda; Sandık/Ambalaj Açma
Tutanağı (EK-O), Fizikî Sayım ve Fiziki Kontrol Tespit Raporu (EK-Ö),
(2) Yurt İçi Muayenede; Kesin Kabul Muayene Muhtırası (EK-B) ve
eklenecek ilgili raporlar,
(3) Yurt Dışı Muayenede; Muayene Komisyonu Muayene Raporu (EK-Ğ),
Yukarıda yazılı formlar muayene esnasında hazırlanır ve tedarik makamına
gönderilir.
MUAYENE VE KABUL İŞLEMLERİ
satın alınan malzemeler mal sorumlusu tarafından geçici olarak teslim alınır, Muayene
Muhtırası ve Komisyon Kararının (EK-B) Muayene Muhtırası kısmı tanzim edilir.
Muayene muhtırası mal sorumlusu, tedarik sorumlusu (hesap sorumlusu) ve ikmal amiri
(mal saymanı) tarafından imzalandıktan sonra düzenlenen muayene talep yazısı ile Başkanlığa gönderilir.
, malzemenin cinsine göre ilgili muayene komisyon başkanlığını görevlendirir.
– Muayene komisyonu sözleşmede yazılı olan muayeneye başlanması ile ilgili
süreyi aşmayacak şekilde, malın fiziki muayene tarihini belirler..
-yükleniciye yazılı olarak (mümkünse faks ile) muayene tarihi bildirimi yapılır.
Ayrıca ilgili mal saymanlığına da en seri vasıtayla bildirilir.
– Muayene ve Kabul Komisyonu, muayenesi yapılacak malzemeye ait teknik ve
idari şartnameleri inceleyerek, gerekli olan belgeleri hazırlar. (Mal Muayene İşlemleri
Kontrol Formu örneği EK-C’de, Muayene Başlama Tutanağı örneği EK-Ç’dedir.)
-Muayeneye sunulan mal, muayene sonucu alıncaya kadar idare ce tahsis edilen ayrı bir depoda geçici olarak muhafaza edilir. Mal böyle bir depoya alınamıyorsa, muayene depo içinde ayrılacak biryerde yapılır, bu durumda malın değiştirilmesini önleyici her türlü önlem alınır.
– İhale dokümanında yazılı şartlar ile nitelikler aranır ve bulunan değerler Muayene
ve Kabul Komisyonu Muayene Raporuna (EK-Ğ) yazılır. Teknik Şartnamesinde Alım
Esas Numunesine atıf yapılmış ise bu nitelikler de aranır. (Alım Esas Numunesi etiket
örneği EK-D’dedir.)
-Teknik Şartname ‘ile alım esas numunesi birbirine aykırıdüşmemelidir. Aykırılık olması halinde teknik şartnamede yazılan özellikler geçerlidir.
– İhale dokümanında muayeneye başlangıç aşamasında, muayene ve kabul
komisyonuna teslim edileceği belirtilen belgelerin aslı veya aslına uygunluğu noterce
tasdikli sureti muayene ve kabul komisyonuna yüklenici veya kanuni vekili tarafından
teslim edilir. Fiziksel muayene süresi içerisinde dokümanında yazılı belgelerin
teslim edilmemesi, eksik veya farklı belge teslim edilmesi ret sebebidir.
– Mala ilişkin teknik şartnamede ;
– Numune alınmayacağı, malın tamamının muayene edileceği yazılı ise malın
tamamı muayene edilir.
– Numune alma planı yazılı ise, malın tamamını temsil edecek şekilde belirtilen miktar kadar numune alınır.
– Mal numunelerinin incelenmesinden sonra bulunan sonuçlar üzerinde karar
verilemez ise numuneler üzerinde en az bir muayene daha yapılır. Her iki muayene de
aynı sonucu verdiği takdirde kesin karar verilir. Bu iki muayene değişik sonuçlar vermiş
ise, o numune üzerinde üçüncü bir muayene daha yapılarak bunların ortalamaları
verilecek karara esas olur.
-Muayenelerde elde edilen sonuçlar, muayene edenler tarafından kişisel görüşle
değiştirilemez, rapora aynen yazılır.
– Yüklenici veya temsilcisi fiziksel muayenelere (itiraz muayenesi dahil)
katılabilirler. Muayene Başlama Tutanağı (EK-Ç), muayene komisyonu ve mevcutsa
Yüklenici tarafından imzalanır. Malın cinsine ve şartname koşullarına göre forma ilâve
özellikler eklenebilir. Muayene bir sonraki güne uzarsa, muayenenin yapılacağı gün ve
saat belirlenerek yükleniciye muayenede bulunması için bildirim yapılır.
– Muayene ve Kabul komisyonunca; malın tamamını temsil edecek şekilde teknik
şartnamesi ve/veya atıfta bulunduğu standartlarda belirtilen miktarlar üzerinden alınan
numunelerin fiziksel nitelikleri kontrol edilir. Fiziksel niteliklerin tamamı uygun
bulunmayan malın Lâboratuvar muayeneleri yapılmaz. Fiziksel muayenede niteliklerin
bazıları uygun çıkmazsa muayene yarıda bırakılmaz, tamamı yapılır. Fonksiyon testine
ihtiyaç duyulması halinde ilgili kuruşlarla koordine edilerek fonksiyon testi yaptırılır. (Fonksiyon Test Raporu örneği EK-H’dedir.) Yüklenici fonksiyon testinin yapılabilmesi
için gerekli her türlü ortam, alet ve avadanlığı muayeneden önce hazırlamakla
yükümlüdür.
-Muayene ve Kabul Komisyonlarınca; malın bütününü temsil edecek şekilde
teknik şartnamesinde belirtilen miktarda mal numunesi alınır (ambalaj malzemesi mal
numunesi dahil) ve mal numune etiketi noksansız doldurulur. (Mal Numunesi Etiket
örneği EK-E’dedir.) Muayene heyetlerince mal numunesi olarak tutulan numuneler mum,
seri numaralı mühür veya bar-kod mühür kullanılarak, Muayene ve Kabul Komisyon
Başkanlığı tarafından mühürlenir. İhale dokümanında belirtilen lâboratuvar
muayenelerine ve varsa diğer muayenelerine devam ettirilir.
-Yüklenici, fiziksel muayene sonucunu kabul etmeyip ilgili mal saymanlığına itiraz
dilekçesini vermesi halinde ilk muayenede bulunmamış olanlardan kurulacak en az üç kişilik ayrı bir komisyona (itirazmuayenesine, mal sorumlusu yerine mal saymanı katılır.) itiraz muayenesi yaptırılır.Yüklenici veya kanuni vekili isterse itiraz muayenesine katılabilir.
– İtiraz muayeneleri, ilk muayeneden olumsuz çıkan ve itiraz edilen hususlarla ilgili
olmak üzere ilk komisyon tarafından tutulan numune ve ihtiyaç duyulması halinde mal
üzerinde, numune yoksa doğrudan mal üzerinden yapılır. Firma itiraz muayenesi talebin den sonra malı çekip yerine yenisini getiremez. Sonuç olumsuz ise ret raporuverilir.
Bu durumda Lâboratuvar muayenelerine geçilmez ve bu karara itiraz edilemez.
Sonuç olumlu ise, tüm işlemler muayeneyi yürüten ilk komisyon tarafından yürütülür.
Şartnamelerde yazılı, yapılması istenen Lâboratuvar muayenelerinin özelliklerine uygun
olarak dokümanında belirtilen miktarda numune alınır. Bu numune alma işine,
Muayene ve Kabul Komisyonu ile Yüklenicide katılır. Yüklenicinin katılmadığı
muayenelerde numune yalnız Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından tutulabilir.
– Günlük getirilen (sığır eti, tavuk eti, hindi eti, yaş sebze, meyve, süt, yoğurt, yaş
maya, yufka, çiğ tel kadayıf vb.) yiyecek maddelerin muayenelerinde bu yönergenin
ikinci bölüm 5.e.(10) maddesi uygulanır. Satın alınan günlük muayeneye tabi gıdaların
şartnamede belirtilen aralıklarla alınan numunelerinin laboratuvar muayene sonuçlarının
gelmesine kadar tüketilmesi halinde, günlük muayeneye tabi gıdaların laboratuvar
muayene sonuçlarına itiraz edilemez. Bu durumda uygulanacak cezalar
dokümanında belirtilir.
-Lâboratuvar Muayeneleri; bu yönergenin ikinci bölüm 5.f. maddesinde
(Lâboratuvar Muayeneleri) belirtilen şekilde ifa edilir.
– Muayene ve Kabul komisyonu tarafından incelenen ve fiziksel kontrolü olumlu
çıkan numuneler, muayeneyi yapacak lâboratuvarlara Kalite Yönetim Bölge
Başkanlığınca memur tarafından götürülür. Lâboratuvar başka garnizonda ise posta idaresi veya kargo vasıtasıyla da gönderilebilir. Başka hiçbir vasıta ile numune gönderilmez. Numunelerin ilgili Lâboratuvara gönderilmesi esnasında ikinci bölüm 7.b.(7) maddesinde yazılı önlemler muayene ve kabul komisyonu başkanınca alınır.
-Mal numunelerinin saklanmasında ikinci bölüm 7.b.(8) maddesinde yazılı süreler
dikkate alınır. Muayene Komisyon Başkanı numunelerin saklanma süresi sonuna kadar
muhafaza edilmesi için gerekli önlemleri alır.
-Lâboratuvar Müdürlüğüne muayene için getirilen numunelerin sayısı bir takımı
analizlerde kullanılmak üzere diğer takımı mal numunesi olarak saklanmak üzere en az
iki takım olur. Bu numuneler, Lâboratuvar mal sorumlusu tarafından bir tutanakla teslim
alınır. Bu tutanak numuneyi teslim eden ve alan tarafından imzalanır. Numunelerin
etiketleri teslim alan personelce imzalanır.
(Lâboratuvar Muayenesine GetirilenNumunelerin Teslim Tutanağı örneği EK-J’dedir.)
– Teslim alınan numunelere ait analiz istek yazısı üzerine Lâboratuvar Müdürü
tarafından analiz için asil olarak görevlendirilen personelin ve aynı çalışma için başka bir
personelin adı da yedek olarak yazılır. (Lâboratuvar/Fonksiyon Muayenesi İstek Formu
örneği EK-K’dadır.)
– Numunelerde bulunan mühür ve imzaların veya etiketin yada numunenin
değişmiş olduğu kanaati oluşursa gelen numunenin muayenesi yapılmayarak
olumsuzluk muayeneyi talep eden makama bildirilir.
– Lâboratuvarlarda mal numunesi üzerinde Teknik Şartnamesinde belirtilen istek
ve özellikler için teknik şartnamesine atıf yapılan standartlarda belirtilen miktar kadar,
belirtilmemişse asgari 2 defa ölçüm, kontrol, test yapılarak tespit edilen rakamların
ortalamasına göre karar verilir.
Yapılan analizler EK-L’ye (Lâboratuvar Muayenesi AnalizUygulama Formu) kaydedilir.
– Lâboratuvar Müdürlüğü personeli; sayfaları Lâboratuvar Müdürü tarafındanonaylanmış ve mühürlenmiş Analiz Uygulama Formu (EK-L) tutar. Lâboratuvarda alınan analiz sonuç ları ve yapılan bütün hesaplamalar kaydedilir.
-Lâboratuvarda numunelerin hazırlanması, ölçümlerin yapılması analizlerin tamamlan masından sonra alınan sonuçlar, teknik şartname uygunluğunun değerlendirilmesi için analizi yapan personel tarafından Lâboratuvar Müdürüne sunulur.Sonuç, Lâboratuvar Müdürü ve analizi yapan iki personel tarafından müştereken karara bağlanır.
-Muayene işlemi tamamlanmış numuneler için teknik şartnamesinde istenen
değerler ile testler sonucunda bulunan değerler ayrı ayrı belirtilecek şekilde Lâboratuvar
Muayene Raporu düzenlenir. Raporda muayene için görevlendirilen asil veya yedek
personel dahil olmak üzere asgari iki personel imzası bulunur. Lâboratuvar Müdürü
raporu onaylar ve sorumluluğa aynen iştirak eder. (Lâboratuvar/Test Merkezi Muayene
Raporu örneği EK-I’dadır.)
– Lâboratuvar Muayene Raporu beş nüsha hazırlanır. Sonucu alıma esas teknik
şartname/standardın istenilen değerlerine “UYGUNDUR” veya “UYGUN DEĞİLDİR”
şeklinde ifade edilir. Talep eden makama gönderilir. Lâboratuvar muayeneleri
sonucunda ret edilen bir malın Yüklenici tarafından talep edilmesi halinde ;
-Lâboratuvar itiraz muayenesi için, itiraz muayenesini yapacak lâboratuvara o
mal için tutulan muayene komisyonunda saklanmakta olan numuneler gönderilir.
Taraflar için bu lâboratuvarın vereceği rapor kesindir.
-İtiraz muayenesine gönderilecek iki takım numunenin ambalaj imza ve mührü bizzat Kalite Yönetim Bölge Başkanı tarafından kontrol edildikten, ikinci bir ambalaja konarak muayene komisyon Başkanınca imzalanıp mühürlendikten sonra ,görevli sivil mühendisler nezaretinde gönderilir.
-Muayene komisyonu başkan ve üyeleri muayenenin tamamlanmasından sonra
muayene ile ilgili her türlü tutanak, rapor ve belgeleri inceleyerek sonucu Muayene
Muhtırası ve Komisyon Kararı formunun “’karar” kısmına
“NİTELİKLERİNE UYGUNDUR” veya
“……….. maddesine/maddelerine göre NİTELİKLERİNE UYGUN DEĞİLDİR”
şeklinde kesin olarak yazıp, imzalar.- Muayene ve kabul komisyon başkanı sonucu; muayene muhtırasını idare makama gönderir.